個人情報保護方針

株式会社菱友システムビジネス（以下、当社と呼ぶ）は、システム運用・保守サービス・システム開発の業務を遂行する上で、個人情報の保護の重要性を認識し、事業活動を通じて知り得た個人情報の保護に関して、以下に定める個人情報保護方針を宣言いたしました。
当方針を全ての役員と従業員が理解すると共に、策定した個人情報保護マネジメントシステム（JIS Q 15001：2023準拠）を遵守し、個人情報保護の徹底につとめます。

記

1. 当社の事業展開に当たり関わった個人情報の収集、利用及び提供においては、個人情報保護マネジメントシステムの規定に基づき、適切に対応します。収集の場合は取扱責任者を定め、収集目的を明確にし、利用目的に必要な範囲に限定して行います。
2. 取得した個人情報は利用目的の範囲内でのみ利用し、目的外利用を行わない為の措置を講じます。又、取得した個人情報の取扱の全てまたは一部を委託する場合は、充分なセキュリティ水準を満たした者を選定し、契約等により適切な措置を講じます。
3. 収集した個人情報は厳重かつ適切に管理し、不正アクセス、改ざん、破壊、漏洩、紛失等に対し社内管理体制を確立し、適切な予防並びに是正措置を実施いたします。
4. 収集した個人情報の利用、提供先は情報提供者の同意を得た範囲に限定し、それ以外の第３者への開示、提供は一切いたしません。ただし、次のいずれかの場合には、提供することがあります。
   　① あらかじめご本人に必要事項を明示又は通知し、同意を得ている場合
   ② 人の生命、健康、財産等の重大な利益を保護するために必要な場合
   ③ 当社が従うべき法令上の義務のために必要な場合
   ④ 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要である場合で本人の同意を得ることが困難な場合
   ⑤ 合併その他の事由の承継に伴って個人情報を提供する場合であって、承継前の利用目的の範囲内で当該個人情報を取扱う場合
   ⑥ 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
5. 本人が容易に認識できない方法（クッキー、ウェブビーコン等）による個人情報の取得は行いません。
6. 個人情報を取扱う業務の遂行にあたっては、個人情報に関する法令、国が定める指針、その他の法律、社内規定類・規範を遵守し、適切に対応いたします。
7. 策定した個人情報保護マネジメントシステムを全社に浸透、遵守させるため、必要な教育、啓蒙、監査を継続して行います。
8. 個人情報保護マネジメントシステムは、当社の事業内容や社会的環境の変化に対応するために、継続的に見直し改善いたします。
9. 個人情報に対する苦情及び相談に対して、適切、かつ迅速な対応を行います。

2004年10月01日 制定
2024年04月11日 改定
株式会社 菱友システムビジネス
代表取締役社長　　大長　眞人

苦情及び問合せ先

当社の個人情報の取扱いに関する苦情及び問い合わせ窓口

個人情報に関する苦情・ご相談はこちらまでお願いいたします。
また、利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、第三者提供記録の開示請求についてのお問い合わせもこちらで承ります。
その際、ご本人様である事を確認できる情報（氏名、メールアドレス、電話番号、生年月日等）により本人確認をさせて頂く場合がございます。

認定個人情報保護団体の名称及び、苦情の解決の申出先

1. 認定個人情報保護団体の名称
：一般財団法人日本情報経済社会推進協会
2. 苦情解決の申出先
：認定個人情報保護団体事務局

個人情報の利用目的

株式会社菱友システムビジネスは、弊社の事業の用に供する為に、利用目的を特定した上で個人情報を収集・取得するとともに（個人情報保護法第１８条１項関係）、個人情報の適切な保護・維持管理に努めております。弊社が、利用・保有させていただいております個人情報について、下記のとおり利用目的を特定いたします。

10. 直接書面以外で取得した個人情報
（1）受託業務で取得した個人情報の目的
・ 受注・発注業務によるお客様への情報提供
・ 契約の履行に基づく上記サービスに関するご提案とご提供等
・ 取引先との連絡、商談、協力、交渉、履行請求等
・ 営業上の権利義務の履行及び当社取引先のサービスについてのご案内
・ お客様より受託した業務遂行のため
・ 慶弔等の連絡・法令又は社会通念上容認された範囲内での粗品・記念品等の贈答
・ 弊社の業務遂行上必要な範囲内で、協力会社に個人情報を提供する必要がある場合
（遠隔地の業務委託等）
（2）ビジネスパートナーからの提供により取得した個人情報の目的
・ 委託・預託業務に関する報告・連絡・協議・確認・要求等
・ パートナー会社から提供される技術者情報は、業務遂行にあたり業務スキルの判断のために利用
・ 委託先への略歴の対外的な提供
・ 官公庁への提出・報告
・ 慶弔等の連絡・法令又は社会通念上容認された範囲内での粗品・記念品等の贈答
・ 就業先等への業務遂行上、必要範囲内での提供（入館証作成等）
＊ 対会社契約の為、原則開示対象外
（3）求人サイト会社から取得した個人情報の利用目的
（4）上記(1)～(3)以外で、当社へお問い合わせ等された方及び来社された方に関する連絡、対応管理、関連資料送付あるいは当社セキュリティ管理等のために利用
＊当社、修理業務においてハードディスク等に保管されている情報は個人情報に該当するかどうか認識することなく 預かっている場合においても事業の用に準ずるものとする＊

11. 開示対象個人情報
（1）採用応募者本人から取得した個人情報の目的
・ 採用応募者に採用に関する情報提供を行うため
・ 応募者個人に関する氏名、性別、生年月日、学歴、職歴等の利用
・ 応募に関する問い合わせの返答や、面接日時等の連絡、会社案内の送付を行うため、住所、氏名、電話番号、メールアドレス等の連絡手段の情報を利用
・ 採用の選考を行うため（可否の判断・決定・連絡・問い合わせ等）
・ 雇用維持・管理（採用選考の結果、採用となった方の個人情報については、入社後に当社の人事情報として利用）
＊応募者の個人情報は、採用情報の案内、選考結果の通知等当社の採用に関する活動の目的に限り利用します。
（2）当社従業員から取得した個人情報（退職者を含む）の目的
・ 省令・法令・労働安全衛生法等の定めにより安全・衛生などの指導・維持・管理 （健康診断結果、人間ドックの一部結果等も含む）
・ 健康保険組合、及び業務委託会社・保険会社・関係会社等への連絡・提供
・ 人材開発・労働条件・福利厚生・配置・人事評価等・研修・資格取得履歴等の維持・管理・企画
・ 委託元会社等への略歴の対外的な提供
・ 官公庁への届出・報告等
・ 慶弔等の連絡
・ 氏名・所属・職位・メールアドレス等のグループ会社による在職者紹介等の共同利用
・ 社員採用活動における各種学校等への卒業者リストの提供
上記以外で、当社へお問い合わせ等された方及び来社された方に関する連絡、対応管理、関連資料送付あるいは当社セキュリティ管理等のために利用

＊当社、修理業務においてハードディスク等に保管されている情報は個人情報に該当するかどうか認識することなく 預かっている場合においても事業の用に準ずるものとする＊

12. 共同利用について
当社は、従業員の個人情報の取り扱いに関して、次のとおり共同利用することがあります。
(1)共同して利用される個人情報の項目および取得方法
本人から直接書面にて取得した氏名、性別、生年月日、そのほかに給与、入社年月日、社員番号、職制コード、社内メールアドレス
(2)共同して利用する者の範囲
株式会社菱友システムズ、株式会社菱友システムサービス、株式会社菱友システムビジネス
(3)共同して利用する者の利用目的
教育・研修等の管理上必要な業務および、業務上必要な諸連絡
災害時や非常時等において円滑に協力し適切な対応に資するため
(4)共同して利用する個人情報の管理について責任を有する者の氏名又は名称
株式会社菱友システムズ
〒105-0023東京都港区芝浦一丁目2番3号 シーバンスS館19階
代表取締役社長 安井　譲

安全管理措置について

(1)基本方針の策定
個人情報の適正な取り扱いに関し、取組み方針として「個人情報保護方針」を定め公表しています。

(2)保有個人データの取り扱いに関する規程の整備
個人情報の取扱いに関する社内規程(個人情報保護マネジメントシステム文書)を策定し、従業者に周知しています。

(3)組織的安全管理措置
個人情報保護組織体制を定め、個人情報保護の取り組みを推進する管理者を設置、ならびに個人情報保護に関する社内規程の遵守状況を定期的に監査等で確認しています。

(4)人的安全管理措置
個人情報保護に関する教育を定期的に実施し、個人データに関わる業務を行う従業者とは機密保持に関する誓約書を締結しています。

(5)物理的安全管理措置
個人情報を取り扱う区域においては入退室の制限を行い、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止しています。電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。

(6)技術的安全管理措置
アクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。ウイルス対策ソフトを導入し、個人情報を取り扱う情報システムを外的な脅威から保護する仕組みを導入しています。

(7)外的環境の把握
個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、委託先の評価を行い適切な監督を行っています。海外の事業者に個人データを提供する場合は、当該外国の法整備状況等の確認を行い必要な情報をご本人に提供し同意を得たうえで提供します。

個人情報（保有個人データ）または第三者提供記録の開示請求等の手続きについて

個人情報（保有個人データ）または第三者提供記録の開示のご請求される場合は、以下の事項について承諾の上、お申し込み下さい。お預かりした個人情報は、お問い合わせに対しての回答目的にのみ利用いたします。
当社が管理する個人情報（保有個人データ）の開示等の請求（通知・開示・追加・変更・訂正・停止・消去）または第三者提供記録の開示のご請求をご希望の場合は、当社ホームページより所定の用紙をダウンロードしていただき、必要な事項を全てご記入の上、ご本人様の確認の為の書類（１項に記載のいずれか１枚又は、１通）同封の上、配達記録郵便等の記録が確認できる方法にて 『お客様苦情・相談窓口』まで郵送をお願いいたします。なお、個人情報（保有個人データ）の開示・訂正・利用使用提供の停止、第三者提供記録の開示等につきましては、手数料をいただきます。また、情報の提出は任意ですが当社からの回答ができないこともあります。

13. ご本人様の確認のための書類
運転免許証、健康保険証の被保険者証、旅券（パスポート） 、年金手帳のうち何れかのコピー１枚、又は外国人在留カード写し１通

14. 代理人様による開示等のご請求開示等のご請求を代理人様に委任する場合は１項に記載のご本人様確認のための書類に加えて以下の書類をご同封ください。
（1）代理人様に関する事項書類（当社ホームページからダウンロードして御使用ください）
（2）代理人様本人であることを確認するための書類運転免許証、健康保険証の被保険者証、旅券（パスポート） 、年金手帳のうち何れかのコピー１枚、又は外国人在留カードの写し１通
（3）委任状（形式は問いませんが、ご本人様による捺印とその印鑑登録証明書を添付してください)
（4）代理人様が親権者等の法定代理人の場合は、ご本人様との関係がわかる戸籍謄本又は抄本、もしくは住民票のご提出にて委任状の代わりとすることも可能です。

15. 開示等のご請求にかかる手数料
利用目的の通知又は開示請求の場合、ご本人であることを確認させていただいたうえで１回の請求につき５００円の手数料をいただきます。

16. 開示及び利用目的の通知について
各請求書及び本人確認書類により、ご本人様の個人情報であることが確認できた範囲で開示及び利用目的の通知を行います。開示及び利用目的の通知は、各請求書及び本人確認書類により確認できたご本人様の住所に、書面を配送記録郵便にて送付する方法により行います。

17. 開示対象個人情報の利用目的の通知
当社は、本人から、当該本人が識別される開示対象個人情報について、利用目的の通知を求められた場合には、遅滞なくこれに応じなければならない。ただし、「本人から直接書面以外の方法によって取得した場合の措置」のいずれかに該当する場合によって当該本人が識別される開示対象個人情報の利用目的が明らかな場合は、利用目的の通知を必要としないが、そのときは本人に遅滞なくその旨を通知するとともに、理由を説明しなければならない。
又、各請求書及び本人確認書類は、ご本人の個人情報であることが確認できた範囲で開示及び利用目的の通知を行います。開示及び利用目的の通知は、各請求書及び本人確認書類により確認できたご本人様との住所に、配送記録郵便にて送付する方法により行います。

18. 不開示事由
以下の（１）～（５）に該当する場合は開示の対象となりません。
（1）当該個人情報の存否が明らかになることにより、ご本人様又は第三者の生命、身体、又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
（2）当該個人情報の存否が明らかになることにより、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
（3）当該個人情報の存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
（4）当該個人情報の存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの
（5）当該個人情報の存否が明らかになることにより、第三者との信頼関係に係り業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれのある場合
(例：当社、派遣先企業または委託元企業による評価情報等)

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